Управление товарными запасами

На предприятиях в торговле, производстве и сфере услуг одним из ключевых направлений деятельности является управление запасами. Запасы представляют собой товары, материалы или ресурсы, имеющиеся в наличии у предприятия для обеспечения бесперебойного производства или обслуживания клиентов. Основными задачами управления запасами являются обеспечение необходимого уровня запасов, минимизация издержек на их содержание, соблюдение требований к качеству товаров, а также оптимизация процессов закупок и поставок.

Понятие и классификация товарных запасов

К товарным запасам относят товарно-материальные ценности, находящиеся в собственности организации, которые подлежат реализации.

Но прежде чем говорить о конкретных способах учёта и оптимизации товарных остатков, следует классифицировать сами товары, разделив их на группы по определённым признакам. Необходимо понимать, что для каждого вида бизнеса эта классификация будет различна и нельзя применять одну и ту же модель, рассчитывая на тождественный результат. На классификацию товаров влияет много факторов, начиная от спроса и целевой аудитории, заканчивая ценовым сегментом рынка и уникальными особенностями реализуемого продукта.

По назначению товара выделяют:

• текущие товары, необходимые для поддержания регулярного спроса.
• страховые запасы, которые необходимо иметь на складе на случай возникновения непредвиденного дефицита, связанного с внешними факторами, например, проблемы с производством у поставщиков.
• сезонные товары, спрос на которые определяется периодичностью, суточной, недельной, месячной.

Классификация товаров может быть по местонахождению, по срокам реализации, по единицам измерения.

Это не универсальные группы и каждый, кто принимает решение заняться управление запасами в торговле, должен выделить свои категории товаров, исходя особенностей ниши бизнеса и всех важных факторов, связанных с поддержанием оборачиваемости.

Сегментируя товары по группам, у вас появляется возможность регулировать остатки для каждой группы в отдельности, что позволяет добиться большей точности.

Методы формирования и управления запасами

Основной целью управления запасами является своевременная поставка товаров на склад или в магазины в необходимом и минимально допустимом количестве, чтобы покрыть спрос, не допустить дефицит товара на полках магазина  и не затоварить склад.

Четыре метода управления товарными запасами

1. Нормирование.
2. Оперативный учет.
3. Контроль состояния товарных запасов.
4. Регулирование.

Стоит отметить, что это не взаимоисключающие методы. Их следует рассматривать как этапы в непрерывном цикле работы с товарными запасами, используя комплексный подход.

• Нормирование. Это основной метод, суть которого заключается в формировании нормы для товарных запасов. Эта норма устанавливается по результатам продаж и регламентирует требуемое количество каждого в отдельности товара на складах и витринах магазинов. Возникает резонный вопрос, как сформировать эти нормативы для нового товара или новой группы товаров, если ранее ими не торговали и провести опытно-статистический анализ не представляет возможным. В этом случае можно обратиться к мнению экспертов. Хороший специалист сможет проанализировать рынок, таргетировать целевую аудиторию и дать свое обоснование с учетом конкуренции, спроса и других факторов. Конечно, эти выводы и значения не могут точными на 100%, но это уже хоть какая-то информация, которой можно воспользоваться при нормировании складских остатков для нового товара.

Для подсчета запасов товаров для отдельного предприятия можно воспользоваться простой формулой:

ТЗТ = (PT × Ц + B) / B,

где:

ТЗТ — запас товара для поддержания постоянных продаж;

B — расчетный объем выручки за день;

PT — количество разновидностей изделий в рамках анализируемой группы товаров;

Ц — средняя отпускная цена товара в рамках анализируемой группы.

Эту формулу можно модифицировать и усложнять, используя такие параметры, как запас товаров для выкладки или частота завоза товара. Комбинируя показатели, вы сможете добиться экономии и в логистической части вашего бизнеса.

• Оперативный учет. Стандартные для отдела снабжения процессы, отнимающие большую часть рабочего времени, связаны как раз с оперативным учетом складских запасов. Суть этих процессов заключается в том, чтобы успеть выявить необходимость создания заказа поставщику своевременно для обеспечения склад постоянным количеством товара.

Конечно, важно обеспечить отлаженную работу сотрудников склада и регулярное проведение плановых переучетов для выявления пересортицы и корректировки фактических остатков.

• Контроль состояния и регулирование товарных запасов. Современные системы учета позволяют видеть даже отклонения от установленных норм, к примеру, рекомендованных остатков, чтобы можно было регулировать рекомендованные остатки своевременно и повысить эффективность продаж. Подобный контроль, реализованный в автоматическом режиме, позволит вам своевременно прекратить или ограничить закупку плохо продающихся товаров, а также увеличить количественные остатки продукции на которую был замечен рост спроса, вызванный сезонностью или любыми другими факторами.

Критерии оценки товарных запасов

Одним из основных критериев эффективности управления складскими запасами является уровень обслуживания. Уровень обслуживания определяет способность предприятия удовлетворять потребности клиентов при минимальных затратах на содержание запасов. Чем выше уровень обслуживания, тем выше уровень удовлетворенности клиентов.

При оценке товарных запасов важно учитывать не только количественные, но и качественные показатели. Один из главных критериев — это соответствие спросу. Товарные запасы должны быть выстроены таким образом, чтобы исключить ситуации нехватки товаров или, наоборот, излишков, которые могут привести к убыткам.

Также важным критерием является цикл обновления запасов — оборачиваемость товаров. Чем быстрее товарные запасы обновляются, тем меньше вероятность излишков или устаревания товаров. Постоянный мониторинг и анализ спроса позволяют оптимизировать цикл обновления товарных запасов и улучшить эффективность управления ими.

Пути оптимизации товарных запасов

Для оптимизации товарных запасов необходимо использовать комплексный подход, включающий в себя применение:

• современных методов управления запасами,
• автоматизацию процессов складского учета,
• анализ данных о спросе,
• постоянное совершенствование системы управления.

Только такой подход позволит достичь оптимального уровня запасов, удовлетворить потребности клиентов и улучшить финансовые показатели бизнеса.

Зачем использовать системы автоматического управления запасами

Поддержание на складе и на витринах магазинов необходимого и достаточного количества товарных запасов – один из важнейших факторов для ведения бизнеса. Управление товарными запасами – это возможность оптимизировать расходы, избежать затоваривания склада или перебоев со снабжением и даже стимулировать продажи. Каждый хороший бизнесмен понимает, что недостаток в товарных запасах на складе непременно приведёт к дефициту и недополучению прибыли. Переизбыток товаров – это «замороженные деньги» со всеми вытекающими последствиями, а именно: растущей кредиторской задолженностью, дополнительными затратами на складское хранение, снижение показателя оборачиваемости.

Чем вам может помочь система автоматического управления ассортиментом 1С-Товары:

Увеличить прибыль:

• Высвободить от 15 до 30% свободных оборотных средств;
• Уменьшить количество товарных запасов;
• Расширить ассортимент без увеличения затрат;
• Снизить трудозатраты на управление магазином.

Определение необходимого количества товара

Управление товарными запасами в магазине предполагает установление норм запасов, их тщательный учет, качественный контроль состояния товарных категорий, устранение условий, которые не соответствуют установленным нормам.

Все методики управления запасами сводятся к тому, чтобы в большом количестве торговых операций вовремя заметить изменения и принять верные решения о том, остатки каких товаров увеличить, а каких уменьшить

В сервисе 1С-Товары расчет необходимого количества товара происходит ежедневно и автоматически, с возможностью управлять настройками вручную. Каждому товара выбирается правило пополнения запаса и индивидуальные настройки. Например: минимальный остаток, при котором товар должен включаться в заявку и количество для заказа. Например, если сока осталось 5 штук – заказать 2 коробки.

Прогноз продаж и управление запасами

Чтобы облегчить настройку, сервис 1С-Товары рассчитывает прогноз продажи – как будет продаваться товар в ближайшее время. Когда прогноз продажи рассчитан, достаточно внести периодичность заказов и время, в течение которого поставщик может поставить товар, и система предложит минимальный остаток и количество для заказа.

Нормативные значения товарного запаса для розничного магазина устанавливаются с учетом объема реализации товаров за день, максимальных объемов разовых продаж, сроков поставки товаров поставщиком, важности товара для магазина, а также многих других факторов. Для розничного предприятия очень важно следить за соответствием фактического наличия запасов их установленным размерам, вовремя оформлять заявки на проданный товар или стимулировать продажи залежавшихся товаров.

В случае, если фактические товарные запасы в магазине превышают необходимые размеры важно определить причины превышения. Наиболее вероятными причинами возникновения подобных ситуаций могут быть:

• сезонное снижение спроса на товар, изменение тренда, повышения цен, появления на рынке более интересных новинок и т.д.;
• ошибки сотрудников магазина при расчете потребностей;
• низкое качество реализуемых товаров;
• не выполнение сроков поставки товаров поставщиками.

Сервис 1С-Товары предоставляет полный набор инструментов для автоматизации процессов управления товарными запасами:

• ранжирование ассортимента по важности для магазина;
• определение оборачиваемости товарных запасов в разрезе ассортиментной матрицы;
• различные сценарии автоматического формирования заявки поставщикам;
• расчет заказа оптимального размера  согласно выбранного метода расчета (сценария) ;
• средства контроля фактических остатков и систему предупреждений о необходимости частичной инвентаризации по товарам, в которых возникали подозрительные операции;
• оперативный контроль запасов с помощью 1С Ритейл Чекера

Чтобы узнать больше о возможностях сервиса 1С Товары или подключить  любую услугу на 1 месяц БЕСПЛАТНО обратитесь на наш сайт ROZN.INFO . Наши специалисты более 20 лет занимаются разработкой и внедрением решений для оптимизации бизнес-планирования и управления цепями поставок в торговых компаниях. Позвоните нашим экспертам по телефону +7(495)-111-00-10  в рабочие дни с 9 до 18 ч.